Kısa tanım
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kart, yüz tanıma, parmak izi veya konum doğrulamalı mobil uygulama gibi yöntemlerle kaydeden ve bu kayıtlardan puantaj, mesai ve devamsızlık bilgisi üreten sistemdir.
PDKS nasıl çalışır?
Çalışan işyerine girerken ve çıkarken bir okuyucuya kartını okutur veya mobil uygulamadan giriş yapar. Her okuma, çalışanın kimliği ve saatiyle birlikte merkezi sisteme kaydedilir. Sistem bu kayıtları çalışanın vardiya planıyla karşılaştırarak geç kalma, erken çıkma, fazla mesai ve devamsızlık durumlarını hesaplar. İzin, rapor ve resmî tatil bilgileri de eklendiğinde ay sonunda bordroya esas olacak puantaj hazırlanır.
Üç vardiyayla çalışan bir üretim tesisini düşünelim. Gece vardiyası iki takvim gününe yayılır, bazı çalışanlar hafta içinde vardiya değiştirir ve yoğun dönemlerde ek mesai yapılır. Kâğıt imza listeleriyle bu hesapları yapmak insan kaynakları ekibinin günlerini alır ve itirazlara açıktır. PDKS ile her çalışanın giriş-çıkış kayıtları vardiya kurallarına göre otomatik değerlendirilir; yönetici de hangi hatta o vardiyada kaç kişinin bulunduğunu anlık olarak görür. Sahada veya farklı şantiyelerde çalışan personel için konum doğrulamalı mobil giriş, sabit okuyucunun yerini alabilir.
İşletmeye ne kazandırır?
- Puantaj ve fazla mesai hesaplarının kayda dayanması
- Bordro hazırlığında elle hesaplamanın ve itirazların azalması
- Vardiya bazında anlık personel mevcudunun görülmesi
- Devamsızlık ve geç kalma eğilimlerinin raporlanabilmesi
- Sahada çalışan personelin de aynı sistemle takip edilebilmesi
- Devam verisinin işçilik maliyeti raporlarında kullanılabilmesi
PDKS kurulumunda nelere dikkat edilmeli?
- Kişisel verilerin korunması: Parmak izi ve yüz görüntüsü gibi biyometrik veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır ve işlenmesi ek şartlara bağlıdır. Biyometrik yöntem seçilmeden önce kart veya mobil giriş gibi alternatiflerin yeterli olup olmadığı değerlendirilmeli; güncel düzenlemeler ve kurul kararları hukuki destekle incelenmelidir.
- Konum verisi: Mobil girişte konum yalnızca giriş-çıkış anında ve amaçla sınırlı olarak alınmalıdır.
- Çalışanların bilgilendirilmesi: Hangi verinin, hangi amaçla ve ne kadar süreyle tutulacağı çalışanlara açıkça anlatılmalıdır.
- Vardiya ve mesai kuralları: Tolerans süreleri, mola düşümleri ve fazla mesai kuralları iş mevzuatına ve işletmenin iç düzenlemelerine göre tanımlanmalıdır.
- Bordro aktarımı: Puantajın bordro programına elle değil, aktarım yoluyla geçmesi hata riskini düşürür.
- Düzeltme yetkisi: Kart unutma veya cihaz arızası gibi durumlarda kaydın kim tarafından, hangi onayla düzeltileceği belirlenmelidir.
PERGA ile
Mobil Çözümler
Saha satış, depo, el terminali, servis ve personel devam takibi gibi sahadaki işler için ERP ile çalışan Android ve iOS uygulamaları.