Kısa tanım
İş zekâsı (BI – Business Intelligence), ERP ve diğer sistemlerdeki verileri bir araya getirip ortak tanımlarla düzenleyerek yöneticilere rapor, gösterge paneli ve analiz biçiminde sunan yöntem ve araçların bütünüdür. Amacı kararların veriye dayanmasını sağlamaktır.
İş zekâsı nasıl çalışır?
İş zekâsı çalışması üç katmandan oluşur. İlk katmanda veriler kaynak sistemlerden okunur: ERP'deki satış ve finans kayıtları, üretim takip sistemindeki duruşlar, bayi portalındaki siparişler, gerekirse tablolarda tutulan bütçe hedefleri. İkinci katmanda bu veriler temizlenir ve ortak tanımlara bağlanır; "net satış", "zamanında teslim" veya "brüt kâr" gibi kavramların hangi kurala göre hesaplanacağı bir kez belirlenir. Üçüncü katmanda sonuçlar gösterge panelleri, raporlar ve uyarılar olarak sunulur. Yönetici bir rakamın ayrıntısını görmek istediğinde bölgeden bayiye, bayiden siparişe kadar inebilir.
Bayileri aracılığıyla satış yapan bir üreticinin haftalık yönetim toplantısını düşünelim. İş zekâsı olmadan satış, finans ve üretim ekipleri kendi tablolarını hazırlar ve toplantının bir kısmı hangi rakamın doğru olduğunu tartışmakla geçer. Ortak bir gösterge paneliyle herkes aynı tanımlı rakamı görür: bölgelere göre satış ve hedef, vadesi geçmiş alacaklar, sipariş karşılama durumu ve stok devir hızı. Toplantı rakamları doğrulamaya değil, kararlara ayrılır.
İşletmeye ne kazandırır?
- Her departmanın aynı tanımlı rakama bakması
- Rapor hazırlamaya harcanan zamanın analize ayrılması
- Sapmaların ay sonunu beklemeden fark edilmesi
- Hedef ile gerçekleşenin dönemler boyunca izlenebilmesi
- Farklı sistemlerdeki verilerin tek ekranda birleşmesi
- Yöneticinin raporlara telefon ve tabletten de ulaşabilmesi
Operasyonel rapor ile iş zekâsı arasındaki fark
Operasyonel raporlar günlük işi yürütmek içindir: bugünkü sevkiyat listesi, bekleyen siparişler, bir müşterinin hesap ekstresi. İş zekâsı ise eğilimleri, dönem karşılaştırmalarını ve hedeflere göre durumu gösterir; birden fazla kaynağı birleştirir ve yönetimin orta ve uzun vadeli kararlarına hizmet eder.
İş zekâsı projesinde nelere dikkat edilmeli?
- Önce soru, sonra ekran: Hangi kararın hangi rakama bakılarak verileceği belirlenmeden hazırlanan gösterge panelleri kısa sürede kullanılmaz hâle gelir.
- Tanımları yazılı hâle getirin: Her göstergenin hesaplama kuralı, veri kaynağı ve sorumlusu belgelenmelidir.
- Kaynak verinin kalitesi: Hatalı veya eksik girilen veri, iyi tasarlanmış bir raporda da hatalı sonuç verir.
- Kaynak sistemi yormayın: Ağır raporların günlük işlerin yürüdüğü ERP'yi yavaşlatmaması için veri okuma zamanlaması planlanmalıdır.
- Yetkilendirme: Finansal ve kişisel bilgiler yalnızca yetkili kullanıcılara açılmalıdır.
PERGA ile
Raporlama & İş Zekâsı
Yönetim ve finans raporları, plan/gerçekleşen karşılaştırmaları, sipariş karşılama ve teslim performansı raporları; tarayıcıdan, mobilden, Excel ve PDF olarak.