Lot ve seri takibi nedir?

Lot ve seri takibi nasıl çalışır?

İzlenebilirlik, ürünün yolculuğundaki her adımda numaranın kayda geçmesiyle kurulur. Hammadde depoya girerken tedarikçinin lot numarası kaydedilir. Üretimde hangi hammadde lotunun hangi iş emrinde kullanıldığı barkod okutularak işlenir. Üretilen ürüne yeni bir lot veya seri numarası verilir ve etiketi basılır. Sevkiyatta da hangi lotun hangi müşteriye, hangi irsaliyeyle gittiği kayda geçer.

Hazır gıda üreten bir firmaya bir müşteriden kalite şikâyeti geldiğini düşünelim. Ürün ambalajındaki lot numarasından geriye doğru izleme yapılarak hangi un ve yağ partilerinin, hangi hatta ve hangi vardiyada kullanıldığı bulunur. Ardından ileriye doğru izleme ile aynı hammadde partisinden üretilen diğer ürünlerin hangi müşterilere gittiği listelenir. Böylece tüm stok yerine yalnızca ilgili partiler incelenir veya geri çağrılır.

İşletmeye ne kazandırır?

• Kalite sorunlarında kök nedene kayıtlarla ulaşılması
• Geri çağırmanın yalnızca etkilenen partilerle sınırlanması
• Son kullanma tarihine göre süresi önce dolacak ürünün önce sevk edilmesi
• Müşteri denetimlerinde ve sektör gerekliliklerinde kayıtların hazır olması
• Garanti ve servis süreçlerinde ürün geçmişinin görülebilmesi

Lot ile seri numarası arasındaki fark

Lot (parti) numarası, aynı koşullarda, aynı hammaddeyle ve aynı zaman diliminde üretilen ürün grubuna verilir; gıda, kimya, plastik ve tekstil gibi sektörlerde yaygındır. Seri numarası ise her bir ürüne özeldir ve başka bir üründe tekrar etmez; elektronik cihazlarda, makinelerde ve garanti takibi yapılan ürünlerde kullanılır. Bazı işletmeler ikisini birlikte kullanır: ürün tekil bir seri numarası taşır, içindeki kritik bileşenlerin lot numaraları da bu seriye bağlanır.

Nelere dikkat edilmeli?

• Zincir kopmamalı: Mal kabul, üretim ve sevkiyattan herhangi birinde lot bilgisi kaydedilmezse izlenebilirlik o noktada biter.
• Karışık kullanım kayda geçmeli: Aynı iş emrinde birden fazla hammadde lotu kullanıldığında her birinin miktarıyla birlikte kaydedilmesi gerekir.
• Numara elle yazılmamalı: Lot numaralarının elle yazılması hata riskini artırır; barkodlu veya karekodlu etiket kullanılmalıdır.
• Parti büyüklüğü bilinçli seçilmeli: Büyük partiler geri çağırma kapsamını genişletir, çok küçük partiler ise kayıt yükünü artırır.
• Sektörel gereklilikler kontrol edilmeli: Gıda, ilaç, tıbbi cihaz ve otomotiv gibi sektörlerde müşteri şartnameleri ve mevzuat ek kayıt ve saklama koşulları getirebilir.