e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye nedir?

e-Belgeler nasıl çalışır?

Belge, işletmenin ERP veya muhasebe sisteminde oluşturulur ve resmî elektronik belge formatına dönüştürülür. Ardından mali mühür veya elektronik imzayla imzalanarak iletilir. Gönderim üç yoldan biriyle yapılabilir: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın portalı, yetkili özel entegratör firmalar veya belirli koşulları sağlayan işletmeler için doğrudan bağlantı. Uygulamada ERP kullanan işletmelerin çoğu belgeyi ERP'den oluşturup özel entegratör üzerinden gönderir.

Bir dağıtım firmasında süreç şöyle işler: Sipariş depoda hazırlanırken e-İrsaliye düzenlenir ve sistem üzerinden alıcıya iletilir; mal bu belgeyle yola çıkar. Alıcı malı teslim aldığında kabul ettiği, eksik veya fazla gelen miktarları irsaliye yanıtıyla bildirebilir. Ardından aynı sevkiyat için fatura kesilir; alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge e-Fatura olarak, değilse e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark

Ayrımı belirleyen, faturayı alan tarafın durumudur. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak düzenlenir ve iki taraf arasında Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemi üzerinden iletilir. Alıcı sisteme kayıtlı değilse, örneğin nihai tüketici veya kayıtlı olmayan bir firmaysa, fatura e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir; alıcıya elektronik ortamda veya mevzuatın izin verdiği durumlarda kâğıt çıktı olarak teslim edilir ve bilgileri belirlenen dönemlerde idareye raporlanır. Bu nedenle fatura kesilmeden önce alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı sorgulanmalıdır. e-Fatura uygulamasında ayrıca temel ve ticari olmak üzere iki senaryo bulunur; ticari faturada alıcı, mevzuatta belirtilen süre içinde faturayı kabul veya reddedebilir.

İşletmeye ne kazandırır?

• Belgenin anında iletilmesi; baskı, zarf ve kargo işinin ortadan kalkması
• Fatura ve irsaliyenin ERP kaydından üretilmesiyle yeniden yazım hatalarının önlenmesi
• Gelen faturaların elle girilmeden sisteme alınabilmesi
• Belgelerin elektronik ortamda düzenli ve aranabilir biçimde saklanması
• Sevkiyat ve faturalama süreçlerinin birbirine bağlı ilerlemesi

Nelere dikkat edilmeli?

• Zorunluluk koşulları değişkendir: Hangi işletmelerin e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliyeye geçmek zorunda olduğu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği hasılat hadlerine ve sektörel koşullara bağlıdır. Bu koşullar dönemsel olarak güncellendiği için güncel mevzuat mali müşavirle birlikte kontrol edilmelidir.
• Saklama yükümlülüğü: Elektronik belgeler, mevzuatta belirtilen süre boyunca elektronik ortamda saklanmalıdır; kâğıt çıktısını saklamak bu yükümlülüğü karşılamaz.
• İptal ve itiraz: Hatalı belgelerin iptali veya reddi belirli kurallara tabidir; süreç ERP ve entegratörle uyumlu kurgulanmalıdır.
• Entegrasyon: Belgelerin ERP dışındaki bir portaldan elle düzenlenmesi zaman kaybı ve hata kaynağıdır; belge oluşturma iş akışının doğal parçası olmalıdır.