Bir ERP projesi çoğu zaman "hangi yazılımı alalım?" sorusuyla başlar. Oysa bu soru, işletmenin bugün nasıl çalıştığı netleşmeden cevaplandığında, yeni sistem eski alışkanlıkların daha pahalı bir kopyasına dönüşebilir. Bu yazıda, ERP yatırımından önce yapılması gereken işi, yani süreç haritasını konuşuyoruz.
Yazılım seçimi neden ilk adım değildir?
Her ERP; satış, satın alma, stok, üretim ve finans için belirli bir iş akışını varsayar. İşletmenizin akışı bu varsayıma ne kadar uyuyorsa, uyarlama ihtiyacı o kadar azdır. Bunu bilmenin tek yolu, kendi akışınızı yazıya dökmektir. Aksi hâlde uyarlama ihtiyacı proje ortasında ortaya çıkar; takvim ve bütçe de genellikle orada sarsılır.
Süreç haritası neleri içermeli?
- Bilginin doğduğu yer: Sipariş kim tarafından, hangi kanaldan, hangi bilgilerle açılıyor?
- Bilginin el değiştirdiği noktalar: Sipariş üretime, üretim depoya, depo sevkiyata nasıl geçiyor?
- Tekrar girilen veriler: Aynı bilgi kaç farklı yerde yazılıyor?
- İstisnalar: Özel fiyat, kısmi sevkiyat, iade, numune gibi "normal akışın dışındaki" ama her gün yaşanan durumlar.
- Karar noktaları: Hangi rapora bakılarak hangi karar veriliyor?
Bu harita masa başında değil, işi yapan kişilerle birlikte ve mümkünse işin yapıldığı yerde çıkarılmalıdır. Depo sorumlusunun bir günü, toplantı odasında anlatılandan genellikle farklıdır.
Standart modül mü, uyarlama mı, ek uygulama mı?
Süreç haritası çıktıktan sonra her adım için üç seçenek kalır:
- Standart modül: ERP'nin hazır ekranı ihtiyacı karşılıyorsa en doğru seçenek budur; bakım maliyeti en düşüktür.
- Uyarlama: Akış büyük ölçüde uyuyor ama alanlar, raporlar veya onay adımları farklıysa ERP içinde uyarlama yapılır.
- Entegre ek uygulama: Bayi siparişi, saha satışı, üretim istasyonu, el terminali gibi ERP ekranlarının doğası gereği uygun olmadığı işler için, ERP ile aynı veri üzerinde çalışan ayrı bir web veya mobil uygulama geliştirilir.
Veri sahipliği ve tek kaynak ilkesi
Hangi seçenek seçilirse seçilsin, her verinin tek bir "sahibi" olmalıdır. Örneğin cari bakiye ERP'de tutuluyorsa bayi portalı bu bilgiyi ERP'den okur; kendi kopyasını tutmaz. Ek uygulamalar ERP'ye kayıt yazarken de ERP'nin kendi kurallarını (ör. saklı yordamlar) kullanmalıdır. Bu ilke, "hangi rakam doğru?" tartışmasını baştan bitirir.
Kısa kontrol listesi
- Süreç haritası işi yapan kişilerle birlikte mi çıkarıldı?
- Tekrar girilen veriler ve istisnalar listelendi mi?
- Her adım için standart / uyarlama / ek uygulama kararı verildi mi?
- Her verinin sahibi olan sistem belli mi?
- Raporlar ve bu raporlara bağlı kararlar tanımlandı mı?
Bu sorulara net cevap verildiğinde, yazılım seçimi çok daha kısa ve isabetli bir tartışmaya dönüşür.
Yazıdaki yaklaşımı süreçlerinize nasıl uygulayabileceğinizi birlikte değerlendirebiliriz.
İletişime geçin